Depuis l’année dernière, nous sommes tous devenus experts de Zoom, Skype et autres Teams. Enfin presque : car entre son de mauvaise qualité, problèmes de connexion et cadrages maladroits, les visioconférences ne sont pas toujours des chefs-d’œuvre de professionnalisme. Voici nos conseils pour éviter tout faux pas et optimiser votre installation multimédia.
Trois collaborateurs à contre-jour penchés sur un écran commun, un interlocuteur lancé dans une discussion dont on n’entend pas mot car son micro est débranché, un réseau Wi-Fi en rade avant une présentation importante, une salle réservée à la même heure par deux équipes à la fois… nous avons tous vécus ces moments gênants dans notre carrière, et en particulier ces derniers mois. Et il faut bien l’avouer, les réunions, qu’elles soient sur site ou à distance, amènent leur lot de petits tracas. La faute le plus souvent à une installation technique défaillante, que ce soit au niveau de la connexion, de la sonorisation.
Subir les aléas de la technique est compréhensible lorsque l’on travaille depuis chez soi. C’est en revanche problématique lorsqu’on se connecte depuis son bureau ou sa salle de conférence. La productivité de tous s’en trouve affectée, sans parler de l’image que l’on renvoie. Mais alors, comment faire pour améliorer la qualité de vos réunions et séances ? Voici quelques réponses à vos questions les plus fréquentes.
Faut-il faire appel à un spécialiste du multimédia ?
Avec la large diffusion des nouvelles technologies, on a facilement tendance à se dire que les équipements habituels – PC, webcam, etc. – suffisent et que l’installation d’un système ad hoc est superflue. Malheureusement, il arrive souvent que les résultats ne soient pas à la hauteur des attentes.
Suivre les conseils d’un spécialiste est un investissement, certes, mais qui s’avère profitable à long terme. Chez Groupe E, un département entier est dédié au multimédia. Depuis plus de 6 ans, celui-ci aide les entreprises et institutions à optimiser leurs installations, et en particulier leurs salles de conférence.e
On sous-estime tous les bénéfices qu’apporte l’installation d’un système multimédia », confie Ali Motamed, responsable SmartCom chez Groupe E. « Puissants, évolutifs et accessibles, ces systèmes vous changent la vie : ils simplifient la configuration des salles, améliorent la qualité de la communication au sein de l’entreprise et avec les clients, augmentent la qualité d’écoute et l’interactivité entre les participants. »
Quel type d’équipement utiliser ?
Reste à choisir l’équipement le plus adapté. En ce sens, chaque salle de réunion et chaque bureau a ses propres exigences : taille de l’écran, puissance des haut-parleurs, connexion sans fil ou pas sont autant d’éléments qui dépendent de la configuration de vos locaux.
Chez Groupe E, nous vous conseillons en fonction de vos besoins. Nous proposons par exemple des solutions tout-en-un idéales pour les salles les plus standards, comprenant à la fois un écran TV mobile, des haut-parleurs, une caméra et un microphone intégrés. Ce package a l’avantage d’être extrêmement simple et modulable : il suffit de connecter votre ordinateur une minute avant votre réunion, via cable HDMI , pour que les équipements s’allument tous seuls et que tout se mette automatiquement en place.
Comment gérer la sonorisation ?
« La qualité sonore est l’un des problèmes les plus fréquents signalés par nos clients », remarque Ali Motamed. « C’est pourquoi il est capital d’y dédier toute son attention ». Au-delà des haut-parleurs de dernière génération, les experts de Groupe E proposent ainsi des installations qui s’intègrent parfaitement dans chaque bureau et s’adaptent aussi bien aux nouvelles constructions qu’aux bâtiments existants.
Comment éviter que les câbles n’encombrent la salle de réunion ?
Combien de fois, en entrant dans la salle de réunion, n’avons-nous pas manqué de trébucher sur des câbles ? Les solutions proposées par Groupe E permettent de prévenir ce genre de mésaventure (et bien des taches de café sur la moquette !), en proposant notamment des systèmes de commande sans fil.
Le principe ? Depuis votre tablette ou une console avec écran tactile, vous gérez facilement tous les équipements de la salle de conférence. Rien de plus simple, alors, que d’activer la projection d’une présentation, de régler la luminosité de la salle et la hauteur des stores, ou encore de démarrer votre visioconférence. Certaines solutions autorisent même la commande par smartphone, pour une manipulation encore plus intuitive.
Comment organiser vos réunions sans encombre ?
Lorsqu’on imagine un système multimédia, on pense le plus souvent à un ensemble d’équipements audiovisuels. Grâce à Groupe E, vous pouvez aller cependant encore plus loin en gérant non seulement tous les aspects techniques de votre salle de réunion, mais aussi son occupation.
« C’est un cas qui concerne les moyennes et grandes entreprises en particulier », souligne Ali Motamed. « Plusieurs équipes se retrouvent en concurrence pour la même salle au même moment, obligeant certains collaborateurs à mettre en place des séances de fortune dans des endroits inadéquats ».
Pour surmonter ces écueils, Groupe E offre un système centralisé permettant de gérer aisément l’occupation de vos salles. Réservez vos espaces à l’avance, évitez les doublons ; c’est l’ensemble de votre entreprise qui profitera de cette amélioration.
Texte et photos : Communication