Seit dem letzten Jahr sind wir alle versiert im Umgang mit Zoom, Skype, Teams & Co. Einigermassen zumindest, denn dank miserabler Tonqualität, Verbindungsproblemen und ungeschickten Bildausschnitten sind Videokonferenzen nicht immer ein Inbegriff von Professionalität. Nachfolgend unsere Tipps, wie Sie Fettnäpfchen erfolgreich meiden und Ihre Multimedia-Anlage optimieren.

Drei Mitarbeitende, die sich vor Gegenlicht über einen gemeinsamen Bildschirm beugen; ein Gesprächspartner, von Diskussionsbeitrag man kein Wort versteht, weil sein Mikrofon ausgeschaltet ist; ein W-LAN, das unmittelbar vor einer wichtigen Präsentation ausfällt; ein von zwei Teams für dasselbe Zeitfenster gebuchter Raum … Wir alle haben solche Unannehmlichkeiten in unserer Karriere schon einmal erlebt, und ganz besonders in den letzten Monaten. Meetings, ob vor Ort oder aus der Ferne, neigen bekanntlich ohnehin zu solchen kleinen Ärgernissen. Auslöser sind oft fehlerhafte technische Einrichtungen, und meist hapert es bei der Verbindung oder beim Sound.

Dass die Technik uns einen Streich spielt, ist verständlich, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Eine andere Sache ist es jedoch, wenn man sich vom Büro oder von einem Konferenzraum aus einloggt: Die Produktivität aller Beteiligten leidet, ganz zu schweigen von dem Bild, das man anderen vermittelt. Aber wie können Sie die Qualität Ihrer Meetings und Sitzungen verbessern? Nachfolgend einige Antworten auf Ihre häufigsten Fragen.

Braucht man einen Multimedia-Spezialisten?

Aufgrund der weiten Verbreitung neuer Technologien neigt man leicht zu der Annahme, dass die üblichen Geräte wie PC, Webcam etc. ausreichen und man sich die Installation eines speziellen Systems sparen kann. Das Resultat bleibt jedoch allzu oft hinter den Erwartungen zurück.

Eine Beratung durch einen Spezialisten ist natürlich ein Kostenfaktor, doch zahlt sich die Investition langfristig aus. Bei Groupe E befasst sich eine komplette Abteilung nur mit Multimedia. Seit über sechs Jahren hilft das Team Unternehmen und Institutionen bei der Optimierung ihrer Anlagen, allen voran in den Konferenzräumen.

«Die Vorteile eines korrekt installierten Multimedia-Systems werden oft unterschätzt», erläutert Ali Motamed, SmartCom Manager bei Groupe E. «Diese leistungsstarken, erweiterbaren und erschwinglichen Systeme werden Ihr Leben verändern, denn sie vereinfachen die Konfiguration der Räume, verbessern die Qualität der Kommunikation des Unternehmens sowohl intern als auch mit externen Kunden. Und sie steigern die akustische Qualität und die Interaktion zwischen den Teilnehmenden.»

Welches Equipment wofür? 

Bleibt noch, das passende Equipment zu finden. In dieser Hinsicht hat jeder Konferenzraum, jedes Büro spezielle Anforderungen, von der Grösse des Bildschirms über die Leistung der Lautsprecher bis zur Frage, ob eine drahtlose Koppelung sinnvoll ist oder nicht. All diese Faktoren hängen von der Konfiguration Ihrer Räumlichkeiten ab.

Wir von Groupe E beraten Sie passgenau zu Ihrem Bedarf. Für Standardräume zum Beispiel bieten wir perfekte All-in-one-Lösungen mit einem mobilen TV-Bildschirm, Lautsprechern, einer integrierten Kamera und einem Mikrofon an. Das Schöne an diesem Paket ist seine Unkompliziertheit und Ausbaufähigkeit: Sie schliessen eine Minute vor Ihrem Meeting Ihren Computer über ein HDMI-Kabel an, und schon schalten die Geräte sich von selbst ein, und alles wird automatisch eingerichtet.

Und wie reguliert man die Beschallung?

«Die Tonqualität ist eines der Probleme, über die unsere Kunden am häufigsten klagen», berichtet Ali Motamed. «Schon deshalb ist es so wichtig, dass man ihr viel Aufmerksamkeit widmet. Über Lautsprecher der neuesten Generation hinaus entwickeln die Experten von Groupe E komplette Installationen, die sich perfekt in jedes Büro integrieren lassen und für Neubauten ebenso eignen wie für vorhandene Gebäude.»

Was tun gegen Kabelsalat im Konferenzraum? 

Wie oft stolpern wir über Kabel, wenn wir einen Besprechungsraum betreten? Mit den von Groupe E angebotenen Lösungen verhindern Sie solche Missgeschicke – und so manchen Kaffeefleck auf dem Teppichboden! Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem drahtlose Steuerungssysteme.

Vom Grundprinzip her verwalten Sie ganz einfach von Ihrem Tablet oder einer Konsole mit Touchscreen aus sämtliche Anlagenteile im Konferenzraum. Mit wenigen Handgriffen aktivieren Sie auf dem Bildschirm eine Präsentation, steuern die Raumbeleuchtung, fahren die Storen auf und ab oder starten Ihre Videokonferenz. Einige Lösungen erlauben sogar die Steuerung per Smartphone und machen die Bedienung damit noch intuitiver.

Sitzungen planen, ohne sich mit anderen ins Gehege zu kommen? 

Unter einem Multimedia-System stellt man sich meist eine Reihe audiovisueller Geräte vor. Mit Groupe E können Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen und nicht nur alle technischen Aspekte Ihres Konferenzraums verwalten, sondern auch seine Belegung.

«Dieses Problem betrifft vor allem mittlere und grosse Unternehmen», unterstreicht Ali Motamed. «Wenn sich mehrere Teams für dasselbe Zeitfenster um denselben Raum bemühen, müssen letztlich einige Mitarbeitende ihre Sitzung notgedrungen an einem eigentlich ungeeigneten Ort abhalten.»

Um diese Klippe zu umschiffen, bietet Groupe E ein zentrales System an, mit dem Sie die Belegung Ihrer Räume ganz leicht verwalten können. Die Räumlichkeiten werden im Voraus reserviert und Doppelbelegungen vermieden. Von dieser Optimierung profitiert Ihr gesamtes Unternehmen.

Sie möchten Ihre Multimedia-Anlage optimieren? Umfassende Beratung, Verbesserungsideen, modernstes Equipment mit Einrichtung und Finetuning: Groupe E unterstützt Sie mit einer umfassenden Palette an Produkten und Dienstleistungen, unabhängig von der Konfiguration der Büros. Kontaktieren Sie uns unter 026 429 29 29 oder info@geconnect.ch

Groupe E Rédaction

Text und Fotos : Kommunication